В целях интеграции рабочих данных и усовершенствования коммуникационных процессов была выбрана система электронного документооборота на информационной платформе Microsoft SharePoint.
Внедрение данного решения позволит наладить не только внутренний коммуникационный процесс между сотрудниками отделов компании и департаментов, а так же даст возможность получить большую выгоду в организации работы. Использование новой системы оперативно улучшит процесс управления и делегирования задач между сотрудниками, учета рабочего времени, предоставления мгновенного отчета по различным процессам, аккумуляции внутренних документов для коллективной работы. Автоматизация документооборота на предприятиях Евразийской Группы в ТОО «Коммерческий Центр ERG», АО «ССГПО», «Business & Technology Services» способствует повышению эффективности работы конкретных подразделений и холдинга в целом.
По итогам открытого запроса предложений на разработку и внедрение информационной системы, предложение «Вест Концепт» было выбрано, так как:
- Компания является одним из ключевых игроков на рынке автоматизации предприятий в производственной сфере бизнеса;
- Знает специфику отрасли, цели и задачи Заказчика;
- Специалисты «Вест Концепт» имеют большой опыт по разработке, внедрению и дальнейшему сопровождению Microsoft SharePoint.
Microsoft SharePoint — это платформа для совместной работы, обеспечивающая увеличение производительности труда и управление контентом в знакомой среде Office. Система позволяет принимать решения, опираясь на результаты анализа данных, а также быстро и безопасно внедрять настраиваемые под ваши нужды решения как в масштабах всего предприятия, так и вне его. Консолидация решений для совместной работы на платформе SharePoint способствует сокращению расходов на обучение персонала и техническую поддержку.
В рамках данного проекта реализуется прототип системы электронного документооборота на базе Microsoft SharePoint для замены текущего решения на базе IBM Lotus Domino.
Основные задачи проекта внедрения системы электронного документооборота (СЭД):
- Эффективное управление документопотоками на предприятии;
- Централизованное хранение документов;
- Повышение контроля исполнения работ по документам;
- Увеличение продуктивности работы сотрудников;
- Облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;
- Повышение качества принимаемых решений;
- Сокращение материальных/трудовых ресурсов (сокращение потребления бумаги, использования почтовых служб, времени обработки данных).
В ходе проекта внедрения планируется автоматизация следующих бизнес-процессов:
- Управление внутренними нормативными документами;
- Управление пред контрактными документами;
- Управление договорными (контрактными) документами;
- Управление Документацией по претензионно-исковой работе;
- Управление проектной документацией;
- Управление входящей и исходящей документацией;
- Управление нормативной документацией внешнего происхождения;
- Учет протоколов и управление поручениями;
- Мультиязычность;
- Интеграция с SAP;
- Архивация;
- Электронно-цифровая подпись;
- Управление внутренней документацией, документацией организационно-распорядительного характера.
___
Евразийская Группа (ERG) является одной из ведущих в мире и наиболее диверсифицированных компаний в сфере добычи и обогащения природных ресурсов, имея полностью интегрированные горнодобывающие, перерабатывающие, энергетические, транспортные и маркетинговые операции. Группа представлена предприятиями и проектами развития бизнеса в 14 странах на четырех континентах и является одним из крупнейших работодателей в отрасли.
