Выбор руководства ГК «ПИОНЕР» в пользу программного продукта Microsoft Office SharePoint Server для автоматизации электронного документооборота является частью общей ИТ-стратегии - применение единой программной платформы Microsoft для реализации всех прикладных задач, требующих автоматизации. Такой подход позволяет получить неоспоримые преимущества при внедрении разных по сложности и функциональным возможностям решений от единого вендора.
Внедрение СЭД было призвано решить целый ряд ключевых для ГК «ПИОНЕР» задач:
- долгие сроки подготовки и согласования документов, включая внешние договора;
- неэффективный контроль подготовки и отслеживания проектной документации;
- отсутствие единого информационного пространства для реализации сквозных бизнес-процессов, затрагивающих все подразделения;
- неуправляемость и избыточность бумажного архива;
- сложности в планировании, организации и проведении совещаний, встреч, переговоров;
- недостаточный контроль выполнения задач, низкий уровень исполнительской дисциплины;
- отсутствие сводного общекорпоративного календаря событий;
- отсутствие общекорпоративной базы знаний.
Главными факторами, определившими выбор «Вест Концепт», в качестве партнера стали его успешный опыт реализации подобных проектов в строительной отрасли, значительный опыт применения используемых на проекте программных приложений, золотой статус партнерства с корпорацией Microsoft - Gold Certified Partner, а также высокая персональная квалификация каждого члена проектной команды.
Ключевые особенности реализации модуля управления электронным документооборотом были связаны со спецификой отрасли. Известно, что в строительстве огромное значение уделяется полноте, точности и своевременности подготовки и согласования проектных и разрешительных документов, процедуры работы с документами весьма сложны и трудоемки и охватывают полностью весь производственный цикл предприятия. Именно поэтому создание комплексной информационной системы логичным образом было начато с внедрения СЭД, поскольку достигаемые преимущества сразу же ощущаются всеми участниками процесса.
По итогам внедрения электронного документооборота были достигнуты следующие результаты:
- реализован единый корпоративный архив для хранения рабочей, проектной, строительной и организационно разрешительной документации, а также реестр для обработки входящих/исходящих документов делопроизводства;
- реализованы автоматизированные процедуры формирования документов на основе шаблонов с контекстным запуском по маршрутам согласования;
- реализованы рабочие зоны для автоматизированного планирования, организации, проведения и протоколирования совещаний, встреч и переговоров;
- внедрены механизмы и процедуры раздачи поручений, управления задачами и оповещениями по критически важным событиям, что значительно усилило контроль исполнения;
- реализован удобный инструмент отслеживания загрузки и бронирования общедоступных корпоративных ресурсов и оборудования;
- внедрена система заявок на обслуживание внутрикорпоративных административно-хозяйственных потребностей;
- реализованы подсистема распространения корпоративных и отраслевых новостей, база знаний, общекорпоративный календарь событий и отслеживания загрузки персонала;
- введены электронные карточки сотрудников, отслеживающие развитие профессиональной карьеры и социального статуса каждого сотрудника;
- реализованы специализированные отчеты, позволяющие получить необходимую аналитику и индикаторные KPI для топ-менеджмента по соблюдению корпоративной трудовой дисциплины.
Важным преимуществом также явилась реализация единой системы согласования документов на всех этапах сквозной производственной деятельности компании как между внутренними подразделениями, так и с внешними партнерами.
Руководитель проекта со стороны ГК «ПИОНЕР» - заместитель генерального директора по оптимизации и развитию бизнес-процессов - Марина Иванова, отметила, что «реализация системы электронного документооборота завершена в срок, и все поставленные руководством компании цели достигнуты. Успех реализации первого этапа проекта в Петербурге вдохновил руководство ГК «ПИОНЕР» на принятие решения о тиражировании данного модуля в московском офисе нашего предприятия».
___
Группа Компаний «Пионер» - инвестиционная строительная структура, основана в 2001 году. Основная деятельность - реализация проектов по финансированию и строительству недвижимости жилого и коммерческого назначения на территории Москвы, Санкт-Петербурга и ряда регионов. Компания осуществляет полный комплекс работ, связанный с созданием объектов недвижимости: выбор участка под застройку, определение «best use» и разработка концепции, маркетинг, привлечение финансирования, организация и управление строительными работами, продвижение и реализация, эксплуатация построенных объектов недвижимости. В портфеле ГК «Пионер» насчитывается 11 проектов, общей площадью более 600 тысяч метров.
